皆さんこんばんは。
そして業後のパパBLOGへようこそ。えぬです。
今日は仕事関連の事について書いてみたいと思っています。
皆さんはMicrosoftのOffice製品の一つである、
PowerPoint（以下、パワポ）を使う機会はありますでしょうか？
Excelは使うことが多いけど、パワポはあんまり使わないかな～
なんて人が結構多いんじゃないかなと思っています。
なのでExcelほどパワポは詳しくない人が多いのかなと（弊社ではそんな感じです）
私は業務の都合上お客様向けの提案資料を作成することが多く、
ほぼ毎日のようにパワポにて資料作成を実施しています。（詳しくはないですすみません）
ゆくゆくはパワポで見やすい資料を作成するためのコツなんかも発信してみたいですが、
まだまだ勉強中の身ですので、本日はパワポのちょっと便利な機能についてご紹介します！
この記事を読むと、明日からパワポでの資料作成が少し効率化されるかもしれません。
最後まで見ていっていただけますと幸いです。
クイックアクセスツールバーは全員使うべき。コンサル会社の人も使うみたいですよ
はい、今回ご紹介させていただく機能はクイックアクセスツールバーです。
ご存じの方もそうでない方もいらっしゃるかと思いますので、
まずは実際に見ていただこうと思います。下記画像の青枠内がクイックアクセスツールバーです。
「あ～これの事ね」と思った方も多いのではないでしょうか。
デフォルトでは、「上書き保存」「元に戻す」「最初から開始」などが設定されており、
ここのアイコンを活用して保存だったり、元に戻すという操作のご経験がある方も多いのではないかと思います。
私自身元々はクイックアクセスツールバーのクの字も知りませんでしたが（青枠箇所は認識あり）、
昨年会社の研修で、コンサル会社の方からパワポの資料作成について学ぶ機会がありました。
資料作成の極意を学ぶという研修でしたが、一番初めに力説されたのがクイックアクセスツールバーでした。
資料作成におけるクイックアクセスツールバーの重要性を学び、以降は私も取り入れており、
確かにストレスなく資料作成ができているなという感覚はあります。
今回はこのクイックアクセスツールバーをより便利な状態にすることで、パワポ作業の効率化を図る方法をご共有いたします。
パワポ作業を効率化したい全国のパワポユーザーの一助となれることを祈り書いていきます。
そもそもクイックアクセスツールバーをいじるメリットは？
まずはそもそもなぜクイックアクセスツールバーをいじるのか？
どんなメリットがあるのか？について話します。
パワポで資料作成する際のデフォルトの状態は以下のようになっているかと思われます。
リボン（青枠内）が展開され、「ホーム」タブや「挿入」タブを自由に選択し資料作成ができる状態です。
何でもすることができるのでこの状態でも問題が無いっちゃあ無いのですが、
リボンが展開されている事で下部のスライド部分が縮小されており、細かな調整をしたい時には不便な場合があります。
そんな時はリボン右下の「 ^」を押下しリボン表示を縮小することで、以下の様にスライド部分を拡大できますが、
今度はリボンが展開されていないので、図形やテキストボックスを挿入したい時には、
「挿入」タブを押下し、図形なりテキストボックスを選択する流れとなります。
微々たるものですが、例えばお客様説明用の資料なんかを作成している時なんかは、
何度も作り直したりすることもあるかと思うので、図形にしろテキストボックスにしろ、
挿入の際に何度も行き来するのは非常に手間な事だと私自身強く感じています。
クイックアクセスツールバーを上手に活用することで、この手間というのを解消することができます。
次の項からは、皆さんが明日の業務から活用できるように、実際の設定方法をご紹介いたします。
クイックアクセスツールバーの設定方法
ここからは画像を用いて設定の手順をご紹介いたします。
はじめに「ファイル」タブを押下します。
続いて画面左下の「その他…」を押下します。
「その他…」を押下するとアカウント・フィードバック・オプションが展開されるので、「オプション」を押下する。
PowerPointのオプション画面が表示されます。
PowerPointのオプション画面下部の「クイックアクセスツールバーをリボンの下に表示する」にチェックを入れます。
ここで一度現在表示されている画面の内容について簡単に説明させていただきます。
画面右側の赤枠で囲っている箇所が、現在クイックアクセスツールバーの設定されているコマンドです。
対して、画面右側で囲っている箇所が、クイックアクセスツールバーに設定することのできるコマンドです。
上記画像の青枠上のコマンドの選択という箇所には、デフォルトで「基本的なコマンド」が入力されていますが、
「▼」を押下することで、タブごとのコマンドを表示させることができます。多分そのほうが馴染みやすいと思います。
下記画像では「ホーム」タブを選択したため、「ホーム」タブに属するコマンドが表示されている。
お次は実際にクイックアクセスツールバーへコマンドの追加を実施していきます。
追加する対象は、ズバリ、よく使うコマンドを追加するのがいいです。
一旦飛ばしますが、私がどんなものを追加しているのかは後程お見せしたいと思います。
追加方法から先にお伝えしてしまいますが、２通りありますので順にご紹介したいと思います。
一つ目ですが、追加したいコマンドをダブルクリックするやり方。
２つ目は①追加したいコマンドを押下、②画面中央の「追加」をクリック するやり方。
どちらも結果は同じになりますので、これに関してはやりやすいほうを選択してもらうのがいいと思っています。
なお、追加ではなく削除の場合も同じやり方（ダブルクリックor「削除」を押下）で実施することができます。
追加したコマンドですが、もちろん並べ替えをする事も可能です。追加した「左揃え」を上に並べ替えてみたいと思います。
画面右側に「▲」「▼」がありますが、これを使ってコマンドを並べ替えることができます。
今回は「左揃え」を上に動かして、「右揃え」の上に並び替えたいと思います。
左揃えを並べ替えることができました。他にもいろいろ追加したので全体的に並べ替えてみたいと思います。
並べ替える時は、コマンドを選択し右側の「▲」「▼」で上下に動かし並べ替える。これだけです。
実際に並べ替えが完了したのが下記の画像です。
並べ替えが完了しすっきりとしたのではないでしょうか。並べ替えが完了したら画面下部の「OK」を押下します。
（※ここで並べ替えをしないとかえって使いずらくなる恐れがあります。もちろん後から並べ替えもできます）
クイックアクセスツールバーの設定が完了しましたが、どのように変わったのでしょうか？オープン！！
先ほどは画面上部の赤帯にあったクイックアクセスツールバーが、リボン下に移動しています。
それだけでなく、クイックアクセスツールバーのコマンドが先ほど選択したコマンドになっているかと思われます。
ただこのままではリボンの内容と重複しているコマンドもあるし、むしろスライド部分はより縮小されてしまっているので、
リボン右下の「 ^」を押下しリボン表示を縮小させましょう。するとこうなりました。でんっ！
リボンを縮小させましたが、よく利用するコマンドはクイックアクセスツールバーに残っているので、
わざわざ「ホーム」タブや「挿入」タブを押下してコマンドを探す、という手間をかける必要がなくなりました。
この設定自体も10～15分程度あれば出来てしまうので、すぐに恩恵を感じていただくことが出来るかと思います。
さらに、使いながらブラッシュアップしていくことで、より皆様にあったクイックアクセスツールバーとなっていきます。
そうなればより効率化が進んでしまいますね。省けるところは極力省いてあげることで、
資料の構成や絵を描くなどの時間に工数を割くことができるようになりますので、皆様もぜひ実践してみてください。
今日はこの辺で失礼いたします。
コメント